Ondernemers.

 

 

Met de mogelijkheden van vandaag de dag is het bijhouden van de administratie voor ondernemers bijna leuk geworden.

Bijvoorbeeld het automatisch inlezen van de bankmutaties. Eenmalig instellen en de bankmutaties worden automatisch elke dag opgehaald en ingelezen in het financieel pakket. De posten worden automatisch op een juiste grootboekrekening geboekt.

Ook is het vaak mogelijk om door het systeem de betaling van facturen te laten verzorgen. U hoeft dan de inkomende facturen maar 1x ter hand te nemen. En zelfs dat hoeft niet meer als u een elektronische factuur ontvangt van uw leveranciers. Daar staat tegenover dat u ook zelf elektronische facturen moet gaan aanmaken voor uw eigen klanten.

Enerzijds verdwijnt dus het administratieve werk, maar aan de andere kant krijgt u meer werk van het in gebruik nemen van applicaties (programma's).

En daarmee wordt de bedrijfsvoering niet gemakkelijker. En ontstaan nieuwe risico's t.a.v. continuiteit in de gegevensverwerking.

 

 

De structuur van de boekhouding zal meestal een standaard layout hebben.

De inrichting van de grootboekrekeningen van balans en resultatenrekening, de BTW-regels goed instellen, periodieke boekingen zoals bijv. afschrijvingen, inregelen automatisch bankmutaties ophalen, inrichten crediteuren- en debiteurenadministratie zullen allemaal wel ingevuld aanwezig in het standaard aangeboden grootboekrekeningschema, maar zijn mogelijk niet afgestemd op specifieke behoeften van uw onderneming.

En u zult er snel achterkomen dat de helpfuncties van softwareleveranciers alles weten over het verkochte softwareprogramma, maar niets over wat er niet in zit. U wordt dan verwezen naar maatwerkoplossingen.

 

Advies: probeer dat eigenlijk kost wat kost te voorkomen.                              Want deze nieuwe afhankelijkheden zullen u met weemoed terug laten denken aan de tijden dat we nog met pen en papier de administratie voerden. Dat kostte veel tijd maar weinig geld. Nu kost dat veel geld maar weinig tijd. 

En het heeft bepaalde effecten waarmee in de bedrijfsvoering rekening gehouden moet worden. 

 

Bijvoorbeeld een brschrijving van de gebruikte programma's. Welke data door welk programma verwerkt wordt, licentiegegevens per programma.    Algemeen geformuleerd: de beschrijving van de relatie tussen de softwareleverancier en de onderneming.   Maar u moet ook de relatie tussen de data en uw personeel beschrijven. Wat hun taken zijn, wat hun verantwoordelijkheden zijn en hoe wordt vastgesteld dat aan het een en het ander invulling is gegeven.   

 

Automatiseren is integreren.   

Functies en gegevensstromen worden in elkaar geschoven zodat e.e.a. efficienter verloopt. Waar eerder het proces werd gevolgd door meerdere personen verloopt de gegevensverwerking nu meer in een black box. En ontstaan nieuwe risico's die er eerder niet waren. Risico's en kosten die u niet altijd in de volle breedte verteld worden door softwareleveranciers.  En als u al afscheid heeft genomen van medewerkers omdat die niks meer te doen hadden is en erg onaangenaam tot de conclusie te moeten komen dat u ze achteraf toch nog heel erg nodig blijkt te hebben om de productie van de ondernemning op gang te houden. 

Achteraf tot die conclusie komen is meestal extreem kostbaar. 

In meerdere opzichten.